Правила заполнения трудовой книжки при приеме на работу
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила заполнения трудовой книжки при приеме на работу». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При потере ТК или приведения её в негодность (отсырела, истрепалась, и т.д), выдаётся дубликат — полная замена первоначального документа. В правом верхнем углу титульного листа пишется или ставится штамп “Дубликат”.
Корректировки в титульном листе
В бумажной ТК поступившего сотрудника первую запись вносят в раздел “Сведения о работе”. Уже в процессе трудовой деятельности могут заполняться и “Сведения о поощрениях”.
Титульный лист ТК подлежит корректировке в трёх случаях:
- произошла смена фамилии (например, после замужества);
- получен диплом о дополнительном образовании;
- поменялась профессия или специальность.
Порядок внесения новых данных при этом будет разным:
- старая фамилия перечёркивается одной чертой, а сверху (или справа) аккуратно пишется новая;
- новое образование, профессия или специальность вписываются рядом с текущей записью, без зачёркиваний и помарок.
Исправляем ошибки в ТК
Кроме как на титульном листе, перечёркивать ошибочные данные больше нигде нельзя. При допущенной неточности запись нужно аннулировать (признать недействительной). Как это делается:
- под записью с ошибкой нужно сделать новую запись, со следующим порядковым номером в столбце 1. В столбце 2 прописать текущую дату;
- в столбце 3 указать “запись за №… недействительна” и, при необходимости, написать текст в правильной редакции.
Запись о приеме на работу
При найме на работу порядок заполнения трудовой книжке такой:
- В графе 3 указывается наименование работодателя в соответствии с учредительными документами — полное и сокращенное, если оно предусмотрено. Часто кадровики указывают только сокращенное наименование, например, ООО «Ромашка», однако это неверно.
- В графе 1 строчкой ниже наименования работодателя ставится порядковый номер записи.
- В графе 2 в той же строке прописывается дата приема на работу — она берется из приказа о найме.
-
В графе 3 в той же строке делается запись о приеме. Тут правила такие:
- отдел (структурное подразделение) работодателя указывается в том случае, если это прописано в трудовом договоре;
- делается запись о должности, профессии с указанием квалификации.
Никаких иных записей при приеме на работу не делается. Например, не нужно указывать, что работник принимается по срочному договору или о том, что до принятия на работу он не имел трудового стажа.
- В графе 4 в той же строке делается ссылка на приказ, на основании которого принят сотрудник. Запись должна иметь такой вид: «Приказ от (дата) № (номер)». Допустимо в целях экономии места поменять дату и номер местами, но это уже отступление от точного следования правилам.
Печатью запись о приеме на работу не заверяется.
Общие правила заполнения трудовой при её оформлении
Правила заполнения трудовых книжек установлены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 и инструкцией, утверждённой постановлением Минтруда № 69 от 10 октября 2003 года. Для правильного заполнения трудовой книжки также необходимо руководствоваться правилами, изложенными в Приложении 2 к Приказу Минтруда № 320Н.
Основные правила следующие:
- На титульном листе запрещено вносить исправления, а ошибочно заполненный бланк подлежит уничтожению.
- Даты указываются в цифровом формате (например, «01.03.2023»), а словесно-цифровой формат нежелателен.
- Записи следует делать аккуратно, используя шариковую, перьевую или гелевую ручку со световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) чёрного, синего или фиолетового цвета.
- В ТК не следует использовать сокращения (например, «пр.» вместо «приказ»).
- Все записи должны быть пронумерованы в пределах соответствующего раздела.
Ошибки в трудовой книжке и ответственность за них
В большинстве случаев ошибку в трудовой можно исправить. Сделать это может кадровый работник или сам руководитель организации (индивидуальный предприниматель).
Ни у какой другой организации нет права вносить записи или исправления в трудовую книжку лица, которое не состоит с ней в трудовых отношениях. Единственное исключение – это случаи, когда оформляется дубликат трудовой. В такой ситуации записи может вносить правопреемник ликвидированной организации, которая выступала в роли работодателя.
Перед исправлением ошибки, допущенной другим работодателем, необходимо получить от него документ, подтверждающий ошибку. Например, справку, содержащую данные о приёме сотрудника на работу, с указанием номера приказа, должности и структурного подразделения. Кроме того, можно использовать заверенную копию приказа о приёме сотрудника на работу, его перевода или увольнения с работы. Не существует чёткого перечня документов, необходимых для внесения изменений, связанных с ошибками, допущенными предыдущим работодателем.
Что нужно знать для заполнения вкладыша трудовой книжки?
После того как для внесения записей в трудовую книжку не останется места, работнику нужно приобрести новый бланк. Следует обратить внимание, что приобретается не сама книжка, а вкладыш. Как правильно заполнить вкладыш трудовой книжки? Заполнение разделов вкладыша происходит по тем же правилам, что и заполнение самой ТК. Также при предоставлении сотрудником вкладыша будет нужно заполнить его титульный лист (он заполняется также, как и титульник основной ТК).
Перед оформлением вкладыша следует иметь в виду, что его обложка не должна иметь повреждений. Кроме того, также как и при оформлении трудовой книжки, нужно следить за тем, что все сведения вносились правильно, так как зачеркивания недопустимы, а исправления — нежелательны.
Сотрудникам кадровых служб следует знать, что вкладыш не имеет юридической силы без самой книжки. Поэтому, если новый сотрудник предоставил вкладыш без трудовой книжки, заполнять его нельзя.
Порядок ведения трудовой книжки
Кадровикам следует учесть следующие изменения в данном разделе.
Добавлено уточнение, касающееся удаленной работы. По желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности работодатель должен вносить в трудовую книжку. Но для этого необходимо, чтобы трудовая была в отделе кадров, в том числе ее можно направить по почте заказным письмом с уведомлением (п. 2 Порядка).
Согласно п. 3 Порядка записи в трудовой книжке с сентября 2021 года могут быть полностью или частично произведены с использованием технического средства – то есть штампа (печати).
В разделе 2 «Заполнение сведений о работнике» Порядка говорится только, что изменение (дополнение) на титульном листе трудовой книжки записей о полученном новом образовании осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 8 Порядка). Однако в разд. 5 «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки» имеется уточнение: названия видов и уровней образования, вносимые в документ, приведены в соответствие с действующим законодательством об образовании (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации)). Данные записи можно делать только на основании документов об образовании – аттестата, удостоверения, диплома (пп. «в» п. 28 Порядка).
Комментарий к ст. 66 ТК РФ
1. Трудовая книжка на сегодняшний день остается основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работников.
По записям в трудовой книжке устанавливается трудовой стаж, с которым законы, иные нормативные правовые акты, коллективный и трудовой договоры связывают возможность реализации тех или иных прав, а также предоставление определенных льгот и преимуществ.
В связи с введением в стране индивидуального (персонифицированного) учета сведений о каждом застрахованном лице для целей государственного пенсионного страхования трудовой стаж, приобретенный после регистрации в качестве застрахованного лица, должен устанавливаться на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета (Закон об индивидуальном учете).
2. Трудовые книжки оформляются и ведутся в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» утверждены новые формы трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку. В соответствии с указанным Постановлением трудовые книжки нового образца введены в действие с 01.01.2004. Имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат (п. 2 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Во исполнение п. 3 названного Постановления Правительства РФ Минфин России Приказом от 22.12.2003 N 117н «О трудовых книжках» утвердил Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку. Согласно п. 4 этого Приказа обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется на платной основе на основании договора, заключенного с изготовителем или распространителем.
Порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей в них, дубликатов трудовых книжек установлен Инструкцией по заполнению трудовых книжек.
3. Работодатели обязаны вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной. Такая обязанность возложена на всех работодателей, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями. Они не имеют права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые (см. п. 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Документом, подтверждающим период работы у работодателя — физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем, является трудовой договор, заключенный в письменной форме (см. ст. 309 ТК).
4. В трудовую книжку вносятся следующие сведения: о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу, об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.
Сведения о работнике вносятся в трудовую книжку при ее оформлении и содержат:
— фамилию, имя, отчество, дату рождения (число, месяц, год) — на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
— образование, профессию, специальность — на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).
5. Записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока (при увольнении — в день увольнения) и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) (п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Не должны записываться в трудовую книжку сведения о взысканиях, примененных к работнику, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение (см. коммент. к ст. 81).
6. Сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку работника только по его желанию. Запись о работе по совместительству делается в трудовой книжке работника по месту его основной работы отдельной строкой на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Таким документом может быть справка с места работы по совместительству, копия приказа о зачислении на работу по совместительству и др.
7. С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
8. В трудовую книжку вносятся также сведения о всех видах награждения (поощрения) за трудовые заслуги, предусмотренных законодательством РФ, коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине, в т.ч. о награждении государственными наградами, почетными грамотами, о присвоении званий, награждении нагрудными знаками и значками и др. (см. ст. 191 ТК).
Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.
9. В трудовую книжку по месту работы с указанием соответствующих документов вносятся также следующие записи: о времени военной службы в соответствии с Законом о воинской обязанности, а также о времени службы в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе МЧС России, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах; о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров (п. 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Увольнение в связи со смертью сотрудника
Правила заполнения трудовых книжек при увольнении в связи с смертью сотрудника определены общими правилами при заполнении трудовых книжек. Однако, в данном случае необходимо внести изменения и заполнить дополнительные записи.
В случае смерти сотрудника, прием на работу считается прекращенным. Таким образом, необходимо внести запись об увольнении в трудовую книжку умершего сотрудника. Запись об увольнении оформляется на титульном листе трудовой книжки в порядке, установленном общими правилами.
В графе «Должность» следует указать «Сотрудник» или конкретную должность, которую занимал умерший сотрудник.
В графе «Фамилия, имя, отчество» необходимо указать полные ФИО умершего сотрудника в соответствии с его удостоверением личности.
В графе «Дата поступления на работу» указывается дата приема умершего сотрудника на работу.
В графе «Основание» следует указать «Увольнение в связи со смертью сотрудника» или аналогичную формулировку.
Увольнение в порядке перевода
В титульном листе трудовой книжки при приеме на работу запись о переводе сотрудника в другое структурное подразделение оформляется в соответствии с правилами заполнения трудовых книжек.
В случае перевода сотрудника в другое структурное подразделение организации, работодатель должен внести запись об увольнении в порядке перевода.
Запись об увольнении при переводе сотрудника в другое подразделение должна быть внесена в трудовую книжку не позднее трех дней со дня перевода. В данной записи указываются фамилии, имена, отчества (при наличии) работника и руководителя, производившего перевод. Также указывается дата перевода.
При заполнении трудовой книжки при приеме на работу следует обратить внимание на то, что в разделе «Листа о порядке записи» в бумажной трудовой книжке необходимо внести изменения, связанные с выдачей новых листов по мере заполнения старых или при переводе сотрудника в другое подразделение.
При увольнении в связи с смертью сотрудника запись в трудовую книжку должна быть внесена не позднее трех дней со дня получения организацией уведомления о смерти работника.
Внесение записей о переводе и увольнении в порядке перевода является обязанностью работодателя и должно осуществляться в соответствии с общими правилами заполнения трудовых книжек.
Как правильно оформляется раздел «Сведения о работе»
HR-менеджеры должны знать, как правильно вести журнал регистрации вакансий, включая раздел, в который вносится информация о вакансии.
Нужно ли мне нанимать кого-то? В этом случае сотрудникам отдела кадров необходимо соблюдать статью 3 директивы.3 Директивы и записи в серийном журнале учета работы:.
- Официальное название и аббревиатура организации
- Название услуги, для которой заинтересованное лицо подает заявление о приеме на работу
- название профессии, в которой работает сотрудник; и
- Дата приема сотрудника на работу.
Если человек успешно справляется с работой и получает новое звание или ранги, это должно быть записано в его трудовой книжке.
Под серийным номером менеджер по персоналу записывает следующую информацию
- информация о присвоении работнику более высокого разряда или категории; и
- информация о дополнительных профессиях или квалификациях работника.
Когда трудовые отношения подходят к концу и наступает время отпустить работника, работодатель должен сделать соответствующую запись об увольнении в соответствии с требованиями пункта 5 Директивы. 5 Директивы.
Для этого в разделе «Информация о задании» под соответствующим серийным номером необходимо ввести следующую информацию
- Причина прекращения трудовых отношений
- Дата прекращения трудовых отношений
- Название, номер и дата решения работодателя, на основании которого было произведено увольнение.
Важно: Информация в документе должна быть точной, а формулировки — соответствовать трудовому законодательству. Все заявки должны быть заверены печатью компании (если таковая имеется) и подписью руководителя компании.
В начале этого года начался переход на электронные рабочие файлы («ЭР» в статье ниже). Вместо этого все работодатели работников будут продолжать вести бумажный вариант.
Дело в том, что в 2020 году юридические лица и частные предприниматели должны предварительно проинформировать каждого работника об изменениях, связанных с формированием данных о трудовой деятельности в электронном формате. Срок истекает 30 июня 2020 года. В то же время, работодатели должны информировать работников об их праве выбора способа соблюдения SA.
Работники должны решить, будет ли их работодатель продолжать хранить их ТЗ в бумажном виде или оформлять на работу только в электронном виде в период с 1 июля по 31 декабря 2020 года. Работник должен изложить свои предпочтения в виде письменного заявления. Если он не сделает такого заявления до конца 2020 года, он должен сохранить бумажную карту вместе с электронными данными о своей работе.
Поэтому электронные трудовые договоры будут введены с 1 января 2021 года. Поэтому в течение 2020 года бумажные записи придется вводить вручную. Кстати, это также последний год, когда новые сотрудники будут получать бумажное резюме. Однако если вы впервые приступите к работе после 2021 года, вам придется оформлять все свои ТК только через Интернет.
С 2020 года все работодатели обязаны предоставлять трудовую информацию в электронном виде (законы № 439-ФЗ и 436-ФЗ от 16 декабря 2019 года).
Можно ли иметь две трудовые книжки одновременно?
По трудовому законодательству у работника должна быть одна трудовая книжка, в которую работодатель вносит все необходимые записи. Однако иногда в силу различных жизненных обстоятельств может случиться так, что у работника обнаружится вторая трудовая книжка.
Это может произойти, например, если сотрудник уволился, потерял трудовую книжку, и при трудоустройстве на новую работу ему оформили новую трудовую книжку (ч. 5 ст. 65 ТК РФ, письмо Федеральной службы по труду и занятости от 30.04.2008 № 1026-6). Впоследствии же работник нашел потерянную книжку. Так у него оказалось одновременно 2 документа.
В этом случае в законодательстве не прописано каких-либо санкций за наличие у работника 2 трудовых книжек. Работодатель также не имеет права как-либо оштрафовать сотрудника или отказать ему в приеме на работу по этому основанию (ч. 1 ст. 64 ТК РФ).
При этом работодатель должен вносить сведения о работе и иные необходимые записи только в одну из трудовых книжек, поскольку ведение нескольких книжек на одного работника законом не предусматривается.
Какими нормативными актами регулируется заполнение трудовой книжки
Заполнение трудовой книжки регламентируется следующими законодательными актами:
- Постановлением Правительства РФ № 225 о правилах ведения и хранения трудовых книжек.
- Постановлением Министерства Труда России № 69 о требованиях, предъявляемых к заполнению документов, фиксирующих сферы деятельности граждан.
- Трудовым Кодексом: статья 66 – о трудовой книжке, ее особенностях; статьи 192 и 193 об ответственности за несоблюдение порядка по ведению трудовой книжки; статья 83 о расторжении трудового договора по независящим от обеих сторон обстоятельствам.
- Письмом Роструда № 656-6-0 об ответственности за хранение трудовых книжек.
- Кодексом РФ об Административных Правонарушениях (КоАП РФ): статья 5.27 – о последствиях за неисполнение требований законодательства относительно порядка ведения, учета и хранения трудовых книжек.
Трудовая книжка выдается руководителем, он назначает специалиста, отвечающего за хранение и заполнение ТК. Трудовой договор и приказ о назначении должны содержать должностную инструкцию. В случае нарушения законодательства ответственность ложится на работодателя.
Иногда работники просят на некоторое время выдать им трудовую книжку (например, чтобы предоставить ее в ПФР). Специалисты отдела кадров и руководители предприятий должны помнить, что в случае потери документа, ответственность целиком и полностью ложится «на их плечи».
Возможные варианты наказания:
- кадровик за нарушение статей 192 и 193 ТК РФ оплачивает штраф в размере 1000–5000 рублей;
- согласно статье 5.27 КоАП РФ на руководителя налагается взыскание от 30 до 50 тысяч рублей или приостанавливается деятельность предприятия на три месяца.
От штрафных санкций не освобождает даже имеющаяся расписка сотрудника об обязательном возврате документа.
Чтобы избежать весьма серьезных и нежелательных взысканий, кадровик может:
- лично предъявить трудовую книжку в нужные инстанции;
- предоставить сотруднику нотариально заверенную копию.
Заполнение вкладыша трудовой книжки
Если трудовая книжка заполнена «до отказа», в нее вшивается специальный вкладыш. В инструкции не указано конкретное место подшивки, но чаще всего он пришивается после последней страницы.
На титульном листе (или обложке) основной книжки в штампе «Вкладыш выдан» регистрируется его номер и серия. Зарегистрированный вкладыш становится неотъемлемой частью трудовой книжки. Нумерация записей продолжается, заполнение вкладыша, начиная с титульного листа, ведется аналогично основной книжке.
Если заполнение бланка (трудовой книжки или вкладыша) не «увенчалось успехом» и он неисправимо испорчен, то его ликвидируют по всем правилам утилизации бланков строгой отчетности (специально созданной комиссией составляется акт). Устаревшие формы бланков уничтожаются аналогичным способом.
Все записи в трудовую книжку заносятся должностным лицом организации, уполномоченным на это приказом руководителя, чаще всего — работником отдела кадров. В случае его отсутствия это может быть бухгалтер или директор предприятия. Документ подлежит регистрации в книге учета и хранится у работодателя вплоть до увольнения сотрудника или его перевода на другое место работы. При необходимости работнику выдается выписка из книжки по месту требования.
Подробно как оформить трудовую книжку впервые узнайте здесь.
Выписка из трудовой книжки — образец заполнения:
Записи ведутся разборчивым почерком, все слова приводятся в полном варианте, без каких-либо сокращений. Числовое выражение дат, характеристик и других сведений указывается только в арабских цифрах. Также нельзя записывать название месяца прописью. Правильный формат заполнения даты: 05.03.2023. Допустимо использовать шариковые, гелевые и перьевые ручки. Содержащиеся в них паста, гель и чернила должны обладать повышенной устойчивостью к воздействию воды и ультрафиолетовых лучей. Оптимальными являются синий, темно-фиолетовый и черный оттенки красящего пигмента.