Заверять трудовые книжки по новым правилам в 2024 году
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заверять трудовые книжки по новым правилам в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если ваше предприятие все еще использует бумажные трудовые книжки, необходимо придерживаться определенных правил и процедур для повышения эффективности учета. В этом разделе мы рассмотрим некоторые важные аспекты ведения учета бумажных трудовых книжек и дадим рекомендации по их использованию.
Как вести учёт бумажных трудовых
1. Раскладка и структура книжки
Перед началом работы с бумажной трудовой книжкой необходимо аккуратно распределить страницы и секторы для различных записей. Обратите внимание на то, что определенные записи, такие как личные данные и данные о трудовом стаже, должны иметь свои собственные разделы и быть четко структурированными.
2. Правильное заполнение информации
Очень важно заполнять все необходимые поля и разделы трудовой книжки четко и аккуратно. Убедитесь, что все данные, такие как ФИО, дата рождения, дата приема на работу и другие, записаны без ошибок и полностью соответствуют фактической информации.
3. Защита от фальсификации
С целью защиты от возможных подделок и фальсификаций данных, рекомендуется использовать специальные меры безопасности, такие как нумерация страниц, печать организации и подпись руководителя. Это поможет предотвратить возможные изменения и вмешательства в трудовую книжку.
4. Хранение и охрана
Для сохранения целостности и надежности бумажных трудовых книжек необходимо обеспечить правильное и безопасное их хранение. Рекомендуется использовать специальные шкафы или ящики для архивного хранения, а также следить за тем, чтобы никакая посторонняя информация не попадала в книжку.
5. Переход к электронному учету
В контексте современных тенденций и цифровой трансформации рекомендуется перейти на электронный учет трудовых книжек. Он позволит облегчить процедуру ведения учета, ускорить доступ к информации и повысить общую эффективность работы. При переходе следует заботиться об импорте и сохранении данных из бумажных трудовых книжек в электронном формате.
В целом, ведение учета бумажных трудовых книжек может быть надежным и эффективным процессом, если соблюдать все имеющиеся правила и процедуры. Переход к электронному учету может стать надежным решением в долгосрочной перспективе.
Новые требования по заверению трудовой книжки в 2023 году
В 2023 году государственная служба занятости внесла изменения в порядок заверения трудовой книжки. Теперь работодатели должны обратить особое внимание на достоверность записей в трудовой книжке своих работников, а также на наличие необходимых документов.
Какие документы становятся необходимыми для заверения трудовой книжки в 2023 году? Например, работодатели должны предоставить отделу государственной службы занятости копию устава организации, в которой работает работник, а также копию приказа о его приеме на работу. Эти документы помогут убедиться в правильном оформлении записей в трудовой книжке и доказать факт приема на работу.
В каких случаях может потребоваться дополнительное заверение трудовой книжки в 2023 году? Например, если работник перешел на другую должность внутри компании или начал работу в новом филиале организации, то его трудовая книжка должна быть дополнительно заверена работодателем. Таким образом, учреждения государственной службы занятости будут иметь полные и точные данные о трудовой деятельности работника.
Чтобы обеспечить правильное заверение трудовой книжки в 2023 году, работодатели должны соблюдать ряд практических рекомендаций. Например, перед заверением книжки работником, работодатели могут проверить наличие всех необходимых записей и документов. Также рекомендуется проводить внутренние проверки на соответствие записей в трудовой книжке фактической деятельности работника.
Примеры правильного заверения трудовой книжки в 2023 году могут быть полезны в оформлении документов. Работодатели могут обратиться к готовым образцам, чтобы убедиться, что выполнили все требования государственной службы занятости. Например, в приложении 3 к приказу можно найти примеры правильного оформления трудовой книжки работником и работодателем.
Важно отметить, что новые требования по заверению трудовой книжки в 2023 году вступают в силу с 1 января. Поэтому работодатели должны внести соответствующие изменения в свою документацию и процессы заверения трудовых книжек своих работников уже с начала года.
Основные изменения в бланке
- На титульном листе больше не отражаются сведения о незаконченном высшем или среднем образовании. В соответствующих графах информация указывается в рамках уровней общего и профессионального образования: среднее, полное общее, бакалавриат, магистратура, специалитет, повышение квалификации и т.д.
- Для указания даты рождения работника и для даты заполнения трудовой в новом бланке используются пустые графы. Специальный формат для указания дат, который применялся ранее, отменили.
- На титульнике появилась отметка «при наличии» для места печати. Это изменение соответствует действующим нормам, согласно которым компании не обязаны иметь свою печать.
- Число разворотов для заполнения сведений о работе увеличено до 14, а для сведений о награждениях — уменьшено до 7. В соответствии с утверждённой формой трудовой книжки вкладыш также должен изготавливаться с учётом уменьшенного количества разворотов: 12 для сведений о работе и 5 — для награждений.
Порядок ведения трудовой книжки
Кадровикам следует учесть следующие изменения в данном разделе.
Добавлено уточнение, касающееся удаленной работы. По желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности работодатель должен вносить в трудовую книжку. Но для этого необходимо, чтобы трудовая была в отделе кадров, в том числе ее можно направить по почте заказным письмом с уведомлением (п. 2 Порядка).
Согласно п. 3 Порядка записи в трудовой книжке с сентября 2021 года могут быть полностью или частично произведены с использованием технического средства – то есть штампа (печати).
В разделе 2 «Заполнение сведений о работнике» Порядка говорится только, что изменение (дополнение) на титульном листе трудовой книжки записей о полученном новом образовании осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 8 Порядка). Однако в разд. 5 «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки» имеется уточнение: названия видов и уровней образования, вносимые в документ, приведены в соответствие с действующим законодательством об образовании (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации)). Данные записи можно делать только на основании документов об образовании – аттестата, удостоверения, диплома (пп. «в» п. 28 Порядка).
На кого заводят бумажные трудовые книжки
С 2021 года на сотрудников, которые устраиваются на работу впервые, уже не нужно заводить бумажные трудовые книжки, поэтому их нововведения не касаются. Все сведения о трудовой деятельности таких сотрудников работодатели передают в Пенсионный фонд только в электронном виде.
Бумажные трудовые остались только у работников, которые решили их сохранить и указали это в заявлении. И у тех, кто ещё не определился с выбором и не писал никакого заявления. Их трудовые книжки продолжают действовать в прежнем виде. Если трудовая такого сотрудника будет утеряна или испорчена, нужно оформить новую. Вкладыш заводят, когда в старой трудовой заканчивается место для записей. До 2023 года заводить новые книжки и вкладыши нужно по действующим формам, а с 1 января 2023 года — по новым.
При создании копий надо начинать с первого листа книжки, где содержатся основные сведения о ее владельце. Затем копируются все страницы с записями. Последним должен быть лист с записью данного работодателя. Далее необходимо заверить сделанные копии специально предусмотренным способом. Существуют 2 основных варианта:
- Можно заверять каждый лист по отдельности.
- Можно скрепить все копии, пронумеровав предварительно каждую из них. И заверить сшитый документ.
Удобнее использовать второй способ, так как в этом случае потребуется поставить заверение только в одном месте. В случае использования первого способа, заверять придется каждую сделанную копию.
Порядок заверения будет следующий:
- Пишем «Верно» или «Копия верна». Обе этих формулировки можно использовать по своему усмотрению.
- Указываем свою должность, ФИО и подпись. Право на заверение имеют не все сотрудники, поэтому это должны делать только уполномоченные люди.
- Ставим печать организации, если компания ее использует. В тех случаях, когда печать отсутствует у работодателя, надо написать фразу «Верить без печати».
- Указываем дату.
Данную запись надо делать на каждой странице и на каждом обороте листа, если вы сделали копию с двух сторон. Аналогичным образом заполняются и прошитые копии в один документ. Но помимо этого еще потребуется указать общее количество страниц в этом документе. Нумеруется каждый лист, где есть копия.
На одном из листов обязательно надо сделать запись, что человек работает по сегодняшний день. Обычно эту надпись делают там, где сделана копия последней записи в книжке. Если все копии прошиты в один документ, то такую надпись делают на том же листе, где и осуществляется заверение.
Право на оформление копий и их заверение имеют следующие лица:
- руководитель организации;
- сотрудник кадрового отдела;
- сам предприниматель;
- бухгалтер.
Иные лица не могут указывать свою должность и ставить подписи. В противном случае документ будет считаться недействительным.
Когда работодатель обязан выдать копию трудовой книжки?
- если от работника поступило письменное заявление с просьбой выдать ему заверенную копию трудовой книжки
- и работодатель ведет его трудовую книжку в бумажном виде.
Напомним, трудовая книжка может находиться на руках у работника. В частности, когда он получил ее в связи с переходом на получение сведений о трудовой деятельности 1 или не передавал работодателю при трудоустройстве на дистанционную работу 2 и по-прежнему не хочет отдавать ее для ведения. В этом случае работодатель не обязан изготавливать и заверять ее копию, даже когда работник принесет оригинал.
Какие изменения надо внести в должностную инструкцию и трудовой договор в связи с новыми обязанностями кадровых работников, связанных с переходом на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде, читайте в статье «Электронные трудовые книжки: вносим изменения в ЛНА» в № 6’ 2020
- срок реагирования на просьбу работника (не более 3 рабочих дней со дня подачи заявления)
- и требование о заверении копии трудовой надлежащим образом. Однако какой способ заверения является надлежащим, ТК РФ не уточняет.
Сколько действительна копия трудовой книжки?
В законодательстве России нет прямых указаний относительно срока действительности копии трудовой книжки. Вместо этого, сроки хранения и предъявления копий определяются другими законами и правилами. Например, Гражданский кодекс РФ устанавливает, что сроки исковой давности по трудовым спорам составляют три года. Это означает, что работник или работодатель могут предъявить требования копии трудовой книжки в течение этого срока.
Несмотря на отсутствие явного указания на действительность копии трудовой книжки, важно помнить, что работодатель обязан хранить оригинал трудовой книжки работника на протяжении всего срока работы и предоставлять копию при его уходе с работы. Таким образом, копия трудовой книжки может быть актуальна до момента предоставления нового документа.
Многие организации и работодатели придерживаются следующих практических рекомендаций:
- Сохраняйте копию трудовой книжки до получения нового официального документа, подтверждающего вашу занятость;
- Обновляйте копии трудовой книжки регулярно, особенно после внесения изменений в ваши трудовые условия;
- Храните копии в надежном и безопасном месте, чтобы избежать возможных потерь или повреждений.
В случае возникновения споров или необходимости предоставить доказательства вашей трудовой деятельности в прошлом, копия трудовой книжки может служить основанием для подтверждения фактов о вашей работе. Однако, всегда рекомендуется обратиться к юристу или специалисту по трудовому праву для получения более точной и конкретной информации в вашем конкретном случае.
Управление электронными трудовыми книжками
В 2024 году в России будет внедрена новая система управления трудовыми книжками, основанная на электронном формате. Это означает, что бумажные трудовые книжки будут заменены электронными версиями, что позволит упростить обмен информацией между работниками и работодателями и снизить бюрократические издержки.
Электронная трудовая книжка будет храниться в цифровом виде на специальной платформе или приложении, доступ к которым будут иметь как работники, так и работодатели. Это позволит сократить время на заполнение и передачу документации, а также предотвратить возможность подделки или утери трудовой книжки.
Управление электронными трудовыми книжками будет осуществляться через специальную систему, которая будет интегрирована с базами данных налоговой службы и пенсионного фонда. Таким образом, информация о трудовом стаже и заработной плате будет автоматически передаваться в электронную трудовую книжку, что позволит избежать ошибок и упростить процесс проверки данных.
Кроме того, электронная трудовая книжка будет иметь возможность хранить информацию о дополнительных обучениях, курсах повышения квалификации и других показателях профессионального роста. Это позволит работодателям быстро находить подходящих кандидатов и оценивать их компетенции.
В целом, внедрение электронных трудовых книжек позволит улучшить процесс управления трудовой информацией, сделать его более прозрачным и эффективным. Работники смогут получать актуальную информацию о своем трудовом стаже и заработной плате, а работодатели смогут легко проверять данные о своих сотрудниках и сотрудничать с государственными органами через цифровые каналы связи.
Когда требуется предоставить копию трудовой книжки
Копия трудовой книжки может потребоваться в различных ситуациях, связанных с трудовой деятельностью. Ниже перечислены основные случаи, когда необходимо предоставить копию трудовой книжки:
- При устройстве на работу. Работодатель может запросить копию трудовой книжки для ознакомления с предыдущими местами работы, опытом и квалификацией кандидата.
- При переходе на новую должность внутри организации. В случае изменения должности работник может быть обязан предоставить копию трудовой книжки для оформления перевода.
- При получении дополнительных гарантий и льгот. В определенных случаях (например, при выслуге лет, участии в военных действиях и др.) копия трудовой книжки может потребоваться для подтверждения права на дополнительные гарантии и льготы.
- При участии в конкурсе на получение государственной или муниципальной должности. Копия трудовой книжки может требоваться в качестве дополнительного документа для оценки квалификации и опыта соискателя.
- При получении кредита или иного финансового обязательства. Банки и другие финансовые учреждения могут потребовать копию трудовой книжки в качестве документа, подтверждающего стабильность дохода и трудовой стаж клиента.
Кроме того, в случае потери или повреждения трудовой книжки, работнику может потребоваться предоставить копию в целях восстановления и подтверждения трудовой истории.
Если временный перевод стал постоянным
Если сотрудник временно переводится на другую работу внутри компании, запись о переводе не требуется делать. Соответствующая запись необходима только в случае, если временный перевод становится постоянным. Она будет выглядеть так:
- в графе 1 — порядковый номер записи;
- в графе 2 — дата перевода работника;
- в графе 3 — запись о переводе, где указывается название структурного подразделения предприятия, должность, специальность, профессия и квалификация;
- в графе 4 — дата и номер приказов, по которым работник переведён временно, а затем — на постоянной основе.