Как заполнять товарную накладную для ИП
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заполнять товарную накладную для ИП». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Документ предназначен для двух сторон: продавца и покупателя. Первый фиксирует выбытие товарно-материальных ценностей со склада, второй приемку. На основании ТОРГ-12 сторона, отпускающая ТМЦ, производит списание продукции. Накладная заполняется бухгалтером продавца или лицом, его заменяющим.
Общие правила заполнения накладной ТОРГ-12
Унифицированная форма товарной накладной ТОРГ-12 была разработана еще в 1998 году, но подробных требований к оформлению до сих пор нет. Есть лишь общие направления:
- накладная заполняется в 2 экземплярах: одна для продавца, вторая — для покупателя. Обе копии имеют одинаковую юридическую силу;
- в документе не допускаются помарки, перечеркивания и исправления;
- товарная накладная заполняется разборчивым почерком от руки. Можно заполнять форму на ПК, а затем распечатывать на принтере;
- не допускается наличие незаполненных граф;
- допускается заполнение и передача документа в электронном виде (ч. 5 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Для этого разработана специальная форма для отправки по ТКС (приказ ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@).
Что собой представляет
Любой компании для осуществления деятельности, основанной на товарно-материальном обороте, необходимы соответствующие бумаги первичного учета. Утверждение такой документации, как правило, производится представителями руководящего состава.
Еще в далеких 90-х Росстатом было принято постановление под номером 132, в котором содержался полный перечень учетных документов, включая двенадцатую форму (другое ее название ОКУД 0330212). Использую такие ТН с целью контроля передачи ТМЦ между продающей и покупающей сторонами. Формируют, как и хранят, не только в напечатанном виде, но и более привычном современному миру — электронном.
Несмотря на то что способ оформления данной бумаги был определен законодательством (на государственном уровне решено ее унифицировать), обязательным к исполнению она не является. С начала 2013 года компании и предприниматели вправе составлять собственные версии. При их формировании, соответственно, необходимо придерживаться определенных требований. Однако организации нечасто прибегают к самостоятельной разработке, так как имеющаяся форма очень удобна в работе и включает в себя все необходимые сведения.
На что обратить внимание при получении
Выясняя, как заполнить вид упаковки в товарной накладной и другие пункты, важно помнить, что перед подписанием необходимо внимательно проверить бумагу на наличие соответствий и отсутствие ошибок. Проверяющему предстоит учесть несколько основных нюансов:
- Когда приемка товара осуществляется по доверенности, в ТОРГ-12 обязан поставить подпись сотрудник, принимающий гру. Кроме того, обязательны отметки о дате, присвоенном номере и расшифровка росписи.
- В ситуации, когда заказчик получает продукт собственноручно, снизу справа на документе ему необходимо расписаться, расшифровать свой «автограф» и сделать оттиск печати.
- Нередко в организациях попросту отсутствуют любые виды штампов. Ничего страшного. При оформлении двенадцатой накладной можно обойтись и без них.
- К сожалению, не все и далеко не всегда проходит гладко. Если требуемые по правилам формирования личные подписи, нужные сведения об участниках сделки и другие подтверждения передачи отсутствуют — операция считается недействительной.
Когда применяется товарная накладная ТОРГ-12
Товарная накладная ТОРГ-12 предназначена для двух сторон: продавца и покупателя. Первый фиксирует выбытие товарно-материальных ценностей со склада, второй — приёмку. На основании ТОРГ-12 сторона, отпускающая ТМЦ, производит списание продукции. Ответим на вопрос: когда использовать форму ТОРГ-12 обязательно?
При приёмке продукции. В стандартном случае товарная накладная ТОРГ-12 подтверждает поставку товара от оптовика к розничному продавцу: магазину или предприятию сферы услуг. Форму должна заполнить организация, которая отгружает продукцию со своего склада. Во время приёма партии покупатель должен уточнить количество и комплектность товаров и сверить данные с тем, что указано в накладной. Если поставщик не предоставил форму ТОРГ-12, его контрагент имеет право не принимать груз
При отгрузке товара посреднику. Если компания приобрела продукцию у поставщика, но собирается хранить её на чужом складе, заполнить ТОРГ-12 также необходимо. При этом в поле «Плательщик» нужно указать данные юрлица, которое оплатило товар, а в поле «Грузополучатель» — сведения об организации, которая приняла партию.
При работе с самозанятыми. Форму ТОРГ-12 требуют от самозанятых поставщиков их покупатели, которым нужно оприходовать товар и вести бухучёт. Товарная накладная самозанятого содержит обязательные для всех реквизиты. Отличие только в том, что самозанятые не заполняют коды ведения деятельности
ТОРГ-12 и ТТН. ТОРГ-12 обязательна в тех случаях, когда груз сопровождается обычной транспортной накладной (ТН). Если поставщик оформил товарно-транспортную накладную (ТТН), которая содержит и сведения о перевозке, и информацию о товаре, форму ТОРГ-12 заполнять не нужно.
ТОРГ-12 и счёт-фактура. Следует отличать назначение акта ТОРГ-12 и счёта-фактуры. ТОРГ-12 применяется как для признания в налоговом учёте расходов на покупку активов, так и для вычета НДС, поскольку она подтверждает переход права собственности на ТМЦ. А основное назначение счёта-фактуры — учёт налога на добавленную стоимость. Эти документы не заменяют друг друга.
Товарная накладная на реализацию
Для передачи прав на товары от одного лица к другому на возмездной основе необходима соответствующая документация. В ТОРГ-12 указываются данные о перемещении товаров со склада и информация о расчетах с покупателем.
Товарная накладная оформляется компанией-продавцом и содержит реквизиты организации. Покупатель получает товар и производит оплату в момент отгрузки.
В графах «Плательщик» и «Грузополучатель» указываются следующие данные:
- Название компании;
- Местонахождение компании (адрес);
- Банковские реквизиты.
- Товарная накладная на отгрузку
Всегда ли обязательна ТН
По правилам бухучета всякая торговая операция организации и ИП должна сопровождаться выпиской товарной накладной, причём неважно, насколько высокой ценой обладают передаваемые материальные ценности. Несмотря на это, многие не могут точно ответить, когда нужно заполнять накладную обязательно, ведь чаще всего покупателями выступают обычные граждане, которым эта бумага не нужна.
Совет. Во время оформления сделки с контрагентами, особенно когда речь идёт о крупной поставке, очень важно правильно составить все первичные документы, в том числе, ТН. Бумага поможет в будущем подтвердить расход перед налоговым органом, что позволит снизить налоговую нагрузку. Отсутствие ТН вызовет лишние вопросы, создаст ненужные проблемы.
Что касается расчётов с физическими лицами, то здесь применяется другой первичный документ – кассовый чек. Уже совсем скоро работать с контрольно-кассовой техникой придется всем предпринимателям, занятым в розничной торговле.
Как правильно заполнить форму ТОРГ-12
Несмотря на отсутствие четкой формы, существуют правила, регулирующие заполнением товарной накладной:
- наличие двух экземпляров (по одному на каждого участника сделки);
- моментом, за которым жестко следит ФНС, особенно при отгрузке товаров на экспорт, является совпадение сроков отгрузки, указанных в накладной с реальными. Для этого рекомендуется заполнять форму непосредственно при отгрузке или после ее завершения;
- строка «организация-отправитель» должна включать сведения о поставщике, банковских реквизитах и юридическом адресе;
- поле, где указывается структурное подразделение, включает не только данные о грузоотправителе, но также перечисление отгруженных ТМЦ;
- еще одним важным условием, регулирующим, как ИП заполняет ТОРГ-12, служит наличие печати организации с подписями;
- графы “Поставщик” и “Плательщик” должны содержать сведения, аналогичные тем, что в строке об отправителе;
- в графе «основание» необходимо указать договор или иной документ, который лежит в основе договорных отношений поставщика и грузополучателя;
- при составлении накладной в excel в каждой строчке и столбце необходимо указать количество товара, НДС, основные сведения о поставляемой продукции;
- допускается вносить корректировки в существующие образцы. Это возможно, если заполнить накладную ТОРГ 12 онлайн, что позволит внести исправление и изменения в форму в режиме реального времени.
Какими могут быть накладные
Любая продажа или покупка продукции сопровождается фиксированием этого факта в первичных учетных документах. Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, формы документов представляет главный бухгалтер, а утверждает руководитель компании. Они же подписывают и заверяют первичку. Если грузоотправитель и продавец — разные организации, то расписывается и ставит печать продавец.
В РФ есть специальные альбомы, утвержденные Госкомстатом, в которых представлены унифицированные, единые для всех учетные документы. В то же время, любая организация может сделать чисто для себя форму товарных накладных и использовать их в своей деятельности, это не противоречит закону.
Например, можно изменить шрифт, поставить свой логотип, сделать проще таблицу. Главное, чтобы не менялась суть документа, отражался факт передачи ТМЦ (товарно-материальных ценностей) и присутствовали реквизиты организаций. Все должно быть на своих местах: наименование, коды, количество, единицы измерения. Данные, указанные в счета-фактуре и накладной, должны быть идентичны.
В России для фиксирования отпуска ТМЦ субъекты хозяйствования применяют товарные накладные ТОРГ-12, утвержденные Постановлением Государственного статистического комитета от 25.12.1998 №132. Первичные документы компания обязана хранить в бумажном и электронном форматах.
Кроме товарной накладной формы ТОРГ-12, при отправлении товаров применяют и товарно-транспортную накладную (ТТН). В ней есть дополнительный раздел, где указана информация о перевозчике: ФИО водителя, данные транспорта, стоимость услуг.
Должны быть и адреса сторон: кто отправил и кто получил груз. ТТН оформляют в трех экземплярах: одна идет грузоотправителю, вторая — грузополучателю и третья — перевозчику. Нередко перевозчиками выступают нанятые компании.
Товарная накладная ТОРГ-12 – оформление
Заполнение документа – несложная процедура, но она сопровождается определенными нюансами. Первая строка в форме – «Грузоотправитель». Здесь прописывается наименование, реквизиты, ОКПО, ОКВЭД. В качестве грузоотправителя могут выступать:
- компания-продавец в случае, если она выступает в роли отправителя груза. На крупных предприятиях в качестве грузоотправителя может выступать обособленное подразделение (ОП). В этом случае прописывается наименование предприятия, а в строке «Структурное подразделение» – название ОП. Если у подразделения отсутствует расчетный счет, то в форме указываются банковские реквизиты организации;
- стороннее предприятие, которые выступает как отправитель продукции, товара. Такая ситуация часто встречается, если груз отпускается со склада изготовителя, а не продавца.
Форма товарной накладной
В силу норм Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» все факты хозяйственной деятельности организации подлежат оформлению первичными учетными документами, утверждаемыми руководителем организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
При этом организация может использовать как самостоятельно разработанные документы, так и унифицированные формы первичной документации, содержащиеся в специальных альбомах и утверждаемые Госкомстатом России.
Так, Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 утвержден Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций, среди которых — товарная накладная (форма N ТОРГ-12), применяемая для оформления продажи товарно-материальных ценностей сторонней организации.
Поэтому на практике организации для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации применяют товарную накладную по форме ТОРГ-12.
Товарную накладную можно сформировать и хранить как в бумажном виде, так и в электронном.
Инструкция по заполнению накладной
- Накладная на товарно-материальные ценности заполняется в день отгрузки ценностей, сроки, указанные в этом документе, должны быть реальными.
- Если компания является плательщиком НДС, ей обязательно следует проверить точность сведений о грузоотправителе, а также соответствие отпускаемых единиц товара.
- В графе об отправителе и получателе груза надо указать наименование и реквизиты обеих сторон.
- В накладной должна быть таблица, где указана информация об отгружаемых товарах и их стоимости, а также их точное количество, вид этикетки/упаковки, масса и сумма (как с НДС, так и без налога).
- В накладной нужно прописать дополнительные сведения о товаре, если они имеются (сертификаты, паспорта на продукцию).
Обязательные данные, содержащиеся в ТН
Чтобы бланк ТН считался действительным и имел законную силу, он должен включать в себя перечисленные ниже сведения:
- дату оформления;
- название документации;
- наименование товара;
- количество полученных или переданных вещей;
- их стоимость (поштучно и за весь товар);
- величину начисленного НДС;
- подписи лиц, участвующих в сделке;
- реквизиты сторон.
Если хотя бы один из пунктов, перечисленных выше, отсутствует, ТН считается недействительной. Такой документ не может быть принят бухгалтером или другим должностным лицом, отвечающим за бухучёт.
Порядок заполнения накладной
Данный документ составляется поставщиком в двух экземплярах — по одному экземпляру для каждой стороны. Если перевозка товара осуществляется компанией по доставке, то необходимо сделать и третий экземпляр.
С 1 июля 2017 года разработаны и утверждены электронные счета-фактуры в электронном формате ТОРГ 12 (приказ Федеральной налоговой службы от 30 ноября 2015 года № ММВ-7-10/551@). Передача осуществляется по телекоммуникационным каналам связи. Это позволяет предоставлять первичную документацию сразу по запросу как клиента, так и налогового аудитора.
Данная документация может быть выполнена в электронном виде с использованием профессиональных бухгалтерских услуг и ресурсов.
Шаг 1. Первым шагом при заполнении формы является внесение серийного номера и даты по счету-фактуре.
Шаг 2. Введите контактные данные поставщика («продавец») и клиента («покупатель»). Далее необходимо ввести «основание». Это контракт (соглашение), по которому поставляется товар. В заголовке также необходимо указать кодовую часть — указываются все необходимые коды из всех российских классификаторов.
Как заполнять накладную ТОРГ-12?
В накладной формы ТОРГ-12 записывается следующая информация
- Информация об отправителе: наименование, адрес, телефон, факс, банк, структурное подразделение, код ОКПО, ОКДП.
- Информация о получателе: наименование, адрес, телефон, факс, банковские реквизиты, код ОКПО.
- Информация о поставщике: наименование, адрес, телефон, факс, банковские реквизиты, код ОКПО.
- Информация о плательщике: наименование, адрес, телефон, факс, банковские реквизиты, код ОКПО.
- Реквизиты документов, являющихся основанием для отпуска и приемки товара: контракты, заказы на поставку.
- Номер и дата отгрузочных разнарядок.
- Элементы, относящиеся к товару: наименование, единица измерения, код ОКПО, вид упаковки, количество, смешанный вес и вес нетто, цена, НДС без НДС, соотношение и сумма НДС, сумма НДС.
- Информация о количестве товара и весе брутто товара.
- Информация о вложениях.
- Информация о документации, сопровождающей товар.
- Информация о лице, уполномочивающем и осуществляющем доставку и получение товара (имя, местонахождение), и о лице, чья подпись зарегистрирована на копии.
- Подпись главного бухгалтера отправителя.
- Печати отправителя и получателя.