Срок хранения уведомлений о сокращении штата

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Срок хранения уведомлений о сокращении штата». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Пока срок хранения документов не истёк, их может запросить налоговая инспекция. Если вы уничтожите первичные документы, счета-фактуры, регистры бухгалтерского и налогового учёта раньше срока — показывать налоговой будет нечего. За это штрафуют.

Общая информация о хранении документов

Электронные документы хранят на физических носителях и программах, с помощью которых их можно открыть и проверить электронные подписи.

Сроки хранения отсчитывают с 1 января года, следующего за годом, в котором по документам закончили делопроизводство. По реестрам, журналам, книгам учёта — с 1 января года, следующего за годом, в котором закончили их вести.

Например, приказы считаются законченными делопроизводством после выполнения распоряжений, которые в них прописаны: если в январе 2023 года объявили работнику выговор, первый год хранения приказа — с 1 января 2024 года.

Если для документа прописано два срока хранения: 75 или 50 лет, ориентируются на срок 50 лет для текущих документов и 75 — для документов до 2003 года.

Документы, которые нужно хранить постоянно, минимум через 10 лет необходимо передать в архив. Его организуют самостоятельно или обращаются в специализированные организации, например, в государственный или муниципальный архив региона.

После того, как сроки хранения истекли, документы уничтожают. Порвать и выбросить нельзя. Делают это по определённым правилам, о них расскажем ниже.

Этап 8. Подготовить для работника справку со сведениями, ранее направляемыми в ПФР

В соответствии с п. 4 ст. 11 закона «Об индивидуальном…» от 01.04.1996 № 27-ФЗ работодатель обязан передать работнику все сведения, ранее направленные им в ПФР.

Форма документа, который должен подготовить работодатель, законодательством не определена, поэтому данные можно представить в любом виде. Можно использовать и существующие формы для подачи данных в ПФР, например СЗВ-М или РСВ-1.

Документ заверяется подписью руководителя и печатью предприятия. Работник должен расписаться в получении документов либо в специальном журнале, если он ведется у работодателя, либо на втором экземпляре получаемых документов. Это обязательно, поскольку при необходимости работодатель должен подтвердить факт передачи документов работнику.

Сокращение персонала: как не нарушить закон

В большинстве случаев работодатель обязан известить работника о грядущем сокращении штата как минимум за два месяца до самого события.

Этого времени должно хватить для того, чтобы сотрудник мог определиться с тем, что делать дальше или найти новую работу.

Однако, в некоторых ситуациях, сроки извещения могут меняться: например, для тех, кто занят на сезонных работах, срок уведомления уменьшается до семи дней, а для работников на временных работах, не превышающих двух месяцев, и вовсе составляет всего три дня.

Довести информацию о сокращении штата попавшим под увольнение работникам можно одним из двух наиболее распространенных способов:

• путем передачи лично в руки,
• отправив через почту России заказным письмом с уведомлением о вручении.

При этом в обоих случаях сотрудник должен поставить подпись о том, что он ознакомился с данным документом.

В случае отказа подписывать уведомление о сокращении штата, необходимо составить об этом соответствующий акт и прикрепить его к личному делу сотрудника. Оформленный в таком порядке отказ будет свидетельствовать о том, что со стороны работодателя вся процедура по увольнению работника была выполнена в полном объеме.

Точно также если работник отказывается получать письмо с уведомлением о сокращении штата у почтового работника, и оно возвращается к отправителю, его необходимо прикрепить к делу.

Документы о противодействии коррупции

ВИД ДОКУМЕНТА	СРОК ХРАНЕНИЯ	ПРИМЕЧАНИЕ
Планы противодействия коррупции	Постоянно	–
Локальные нормативные правовые акты (порядки, перечни должностей, положения) по противодействию коррупции	Постоянно	–
Методические документы (рекомендации, памятки, разъяснения) по противодействию коррупции	3 года (1)	(1) После замены новыми
Справки о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера	50/75 лет	–
Документы (акты, заключения, возражения, пояснения) проверок соблюдения государственными и муниципальными служащими положений законодательства Российской Федерации о противодействии коррупции	5 лет	–
Документы (заявления, докладные, служебные, объяснительные записки, заключения) комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов	5 лет	–
Документы (служебные, объяснительные записки, заключения, протоколы, заявления) о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений	5 лет	–
Документы (акты, справки, служебные записки), связанные с применением взысканий за коррупционные правонарушения, совершенные государственными и муниципальными служащими	5 лет	–
Уведомления работодателя работниками:		–
а) о намерении выполнять иную оплачиваемую работу государственными гражданскими и муниципальными служащими;	5 лет
б) о получении подарков в связи с протокольными мероприятиями, служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением ими служебных (должностных) обязанностей;	5 лет
в) о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений;	5 лет
г) о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов	5 лет
Журналы, базы данных регистрации:		–
а) уведомлений о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений;	5 лет
б) уведомлений о намерении выполнять иную оплачиваемую работу государственными и муниципальными служащими;	5 лет
в) служебных проверок государственных и муниципальных служащих;	5 лет
г) уведомлений о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов;	5 лет
д) уведомлений о получении подарков в связи с протокольными служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением служебных (должностных) обязанностей;	5 лет
е) протоколов комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов;	5 лет
ж) обращений граждан и организаций, поступивших по “телефону доверия” по вопросам противодействия коррупции	5 лет
Переписка по вопросам противодействия коррупции	5 лет	–

Кого сокращать нельзя?

Перед началом процедуры сокращения работников руководство предприятия должно обозначить специалистов, которые обладают преимуществом на продолжение работы на предприятии, а также лиц, которые защищены от сокращения законом.

Исходя из данных статьи 179 ТК РФ, при равноценных профессиональных успехах работодатель должен выделить лиц, обладающих преимуществом перед своими коллегами:

• семейные работники (если у них на попечении от двух и более иждивенцев);
• сотрудники, получившие на предприятии травмы;
• инвалиды боевых действий по защите Отечества, включая ВОВ;
• лица, работающие над повышением квалификации по направлению компании, которые продолжают исполнять свои должностные обязанности;
• единственные кормильцы.

Закон защищает от сокращения следующие категории граждан:

• беременных работниц;
• женщин с детьми до трёх лет;
• матерей, в одиночку воспитывающих детей до 14 лет или детей-инвалидов до 18 лет;
• сотрудников с незакрытым больничным листом;
• сотрудников в отпуске;
• сотрудников, которым до пенсии осталось менее 5 лет.

Срок хранения уведомлений о сокращении

В бланке Т-8 имеется внизу поле, в котором увольняемый должен поставить подпись, означающую тот факт, что работник проинформирован о прекращении действия договора. В форме Т-8а в табличной части отведена последняя графа для постановки подписей увольняемых лиц. статью: → “Форма Т-8 и Т-8а. Приказ на увольнение».

Каждый работник, проименованный в приказе, обязан подписаться. Однако не всегда это возможно.

Причиной может быть нежелание увольняемого подписываться из личных соображений либо невозможность выполнения этого действия в силу отсутствия в месте нахождения работодателя.

Если поставить подпись работник не может или не хочет, то следует выполнить запись внизу приказа о причинах отсутствия ознакомительной подписи. Об этом говорится в ст.84.1 ТК РФ.

Если говорить о типичных ошибках при сокращении, то к ним можно отнести:

• отсутствие (невручение) уведомления о сокращении;
• увольнение работника ранее двухмесячного срока уведомления;
• неуведомление органов занятости и профсоюза (при его наличии) в установленные сроки;
• непредложение вакансий при их наличии.

Все об уведомлениях работников

Очень важными реквизитами уведомления являются его дата и регистрационный номер.

Одной из целей регистрации является учет документов. В условиях, когда законодательство требует от работодателя, во-первых, известить о чем-то работника в письменном виде, а во-вторых, сделать это в строго оговоренный срок, регистрация позволяет зафиксировать и подтвердить факт создания документа в установленное время. Ведь дата в отметке о получении документа может быть только позже его регистрации – именно дата получения работником должна быть раньше на определенное количество дней (или месяцев) того события, о котором уведомляет работодатель.

Учитывая тот факт, что уведомление содержит информацию, которая может иметь серьезные правовые последствия, к отправке или передаче его работнику нужно отнестись крайне серьезно.

В большинстве ситуаций практикуется вручение работнику уведомлений по месту работы сотрудником отдела кадров или непосредственным руководителем. Это обычная практика, которая однако требует обязательного проставления отметки о получении уведомления работником на экземпляре работодателя (см. Примеры 2–5).

Если работник отказывается получать уведомление или расписываться на экземпляре работодателя, то нужно зачитать ему уведомление вслух при свидетелях и документировать это актом. Он оформляется по общим правилам: кроме составителя подтвердить изложенное в акте своими подписями должны не менее двух свидетелей.

Образец такого акта показан в Примере 10 (дата на нем обязательна, а вот номер вполне может отсутствовать). Но заменить его может и добавление на листе уведомления зоны, показанной в Примере 11, т.е. прямо тут свидетели могут подтвердить своими подписями факт отказа от получения уведомления и его зачитывание вслух работнику.

ВИД ДОКУМЕНТА	СРОК ХРАНЕНИЯ	ПРИМЕЧАНИЕ
Квалификационные требования, профессиональные стандарты:		–
а) по месту утверждения;	Постоянно
б) в других организациях	До замены новыми
Типовые дополнительные профессиональные программы:		–
а) по месту утверждения;	Постоянно
б) в других организациях	До замены новыми
Программы повышения квалификации и программы профессиональной переподготовки:		–
а) по месту утверждения;	5 лет
б) в других организациях	До замены новыми
Учебные планы, задания	5 лет	–
Учебно-методические пособия по повышению квалификации и профессиональной переподготовке:		–
а) по месту разработки;	Постоянно
б) в других организациях	До минования надобности
Документы (проекты, отзывы, заключения) о разработке учебных программ, планов, пособий	5 лет	–
Курсовые и контрольные работы слушателей организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ	1 год	–
Планы повышения квалификации работников и профессиональной переподготовки работников:		–
а) по месту утверждения;	5 лет
б) в других организациях	До минования надобности
Отчеты о выполнении планов повышения квалификации и профессиональной переподготовки работников	5 лет	–
Документы (тесты, анкеты, вопросники) по определению (оценке) профессиональных и личностных качеств работников	5 лет	–
Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий; документы (протоколы счетных комиссий; бюллетени тайного голосования) к ним	10 лет	–
Заявления о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных комиссий; документы (справки, заключения) об их рассмотрении	5 лет	–
Документы (списки, ведомости) по аттестации и квалификационным экзаменам	5 лет	–
Документы (заявления, свидетельства о квалификации и приложения к нему, заключения о прохождении профессионального экзамена) о прохождении независимой оценки квалификации работников или лиц, претендующих на осуществление определенного вида трудовой деятельности	5 лет	–
Журналы учета выдачи дипломов, удостоверений, сертификатов, свидетельств о профессиональной переподготовке, повышении квалификации и их дубликатов	50 лет	–
Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов	1 год	–
Документы (справки, информации, докладные записки, отчеты) о повышении квалификации, профессиональной переподготовке работников, о проведении независимой оценки квалификации	5 лет	–
Договоры об образовании на обучение по дополнительным профессиональным программам, ученические договоры, договоры о проведении независимой оценки квалификации	5 лет (1)	(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
Журналы учета занятий организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ	3 года	–
Журналы учета посещения занятий обучающимися в организациях, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ	1 год	–
Документы (расписания, планы, графики) о проведении занятий, консультаций, итоговой аттестации	1 год	–
Документы (представления, списки, характеристики, справки) о начислении стипендий обучающимся работникам	5 лет	–
Документы (заявки, программы, графики, планы, отчеты, отзывы, списки, характеристики) об организации и проведении практики и стажировки обучающихся	5 лет	–
Списки работников, прошедших повышение квалификации и профессиональную переподготовку, независимую оценку квалификации	3 года	–
Переписка по аттестации, повышению квалификации и профессиональной переподготовке работников, по проведению независимой оценке квалификации	3 года	–

Уведомление о сокращении штата в 2019 году (+Образец)

Трудовой кодекс и иные нормативные правовые акты не содержат унифицированной формы документа.Право работодателя в одностороннем порядке расторгнуть трудовой договор по причине сокращения штата предприятия регламентировано Трудовым законодательством России.

Закон не предъявляет особых требований и к оформлению уведомления. Желательно использовать фирменный бланк предприятия, но это не обязательное условие. Можно оформить извещение о сокращении работника на обычном чистом листе, напечатав на компьютере, а можно и написать его от руки.

Обязательным условием является только подпись руководителя или того должностного лица, которое имеет право подписывать подобные документы.

Требуется и подпись работника, получившего данный документ, а также необходимо, чтобы он поставил дату ознакомления с извещением об увольнении в связи с сокращением. Именно от этой даты и будет идти отчет тех 2 месяцев, которые можно отработать (по желанию сотрудника).

Уведомление составляется в 2 экземплярах: 1 остается у работника, а 2 хранится в отделе кадров в личном деле сотрудника в течение того времени, которое установлено законом для документации данного типа. После этого дело передается в архив.

Законодательством устанавливаются следующие сроки уведомления о сокращении:

• Работников, с которыми трудовые контракты заключены на общих основаниях — не менее чем за 2 месяца;
• Работников, принятых на сезонные работы — не менее чем за 7 дней;
• Работников со срочными контрактами менее чем на 2 месяца — не меньше чем за 3 дня.

Различают два понятия: сокращение штата и сокращение численности работников.

• Сокращение штата – исключение отдельных должностей из штатного расписания.
• Сокращение численности – уменьшение числа работников аналогичных должностей.

Процедура сокращения штата или его численности, выплаты, полагающиеся работнику и условия, на которых работодатель имеет право его сократить, регламентируются Трудовым Кодексом РФ. Подробно процесс описан в ст. 180 главы 27 «Гарантии и компенсации работникам, связанные с расторжением трудового договора».

24 Марта 2020

ФНС разработала методичку о переходе с ЕНВД на другие режимы с 2021 года

Возмещение работникам стоимости медосмотров страховыми взносами не облагается

ФНС и Роскомнадзор приостановили проверки до 1 мая

Налоговая служба рассказала об условиях предоставления инвестиционного вычета по НДФЛ

Налоговая служба подготовила проект новой декларации 3-НДФЛ

18 Марта 2020

Переход на онлайн-ККТ не избавил бизнес от контрольных закупок

На вычет НДС при возврате товара дается только год, а не три!

Сокращаем штат: типичные ошибки работодателей

Трудовой кодекс такое мероприятие, как сокращение численности или штата работников, регулирует в статьях, касающихся вопросов увольнения и предусматривающих компенсации и гарантии сотрудникам. Трудовой кодекс сокращение численности или штата работников регламентирует достаточно подробно и четко, но при применении норм кодекса всегда возникают вопросы. Большое значение имеет судебная практика, Верховный суд нередко издает разъяснения по порядку применения статей закона, например, по данному вопросу до сих пор актуально Постановление Пленума ВС № 2 от 17.03.2004, в котором этому вопросу уделено немало внимания.

Сокращение численности работников происходит по инициативе работодателя, это основание для расторжения трудового договора сформулировано в ст. 81 ТК РФ. Ст. 178-180 полностью посвящены гарантиям и компенсациям человека, уволенного по такому основанию.

Определенные обязательства есть у работодателя при проведении массового сокращения численности или штата работников организации. Критерии массовости устанавливаются в отраслевых и территориальных соглашениях. Как правило, устанавливается массовость по количеству уволенных в течение определенного периода времени. Если нет отраслевых и территориальных соглашений, необходимо пользоваться критериями, установленными в Положении об организации работы по содействию занятости в условиях массового высвобождения. Этот документ утвержден Постановлением Совета министров РФ № 99 от 05.02.1993, но он является действующим:

• в период 30 календарных дней — 50 человек и больше;
• в период за 60 календарных дней — 200 человек и больше;
• в период 90 календарных дней — 500 человек и больше.

Сокращение численности или штата работников — это два разных основания уменьшения числа работников — трудовых единиц:

• если изменения в штатном расписании приводят к уменьшению количества единиц одной должности, сокращается непосредственно число работников;
• если исключаются целые структурные подразделения или конкретные должности с людьми, происходит сокращение штата.

Конечно, сократить численность штата и численность должностей можно и параллельно, это частая практика. Сначала руководство принимает решение, затем реализует его — происходит увольнение по сокращению численности или штата работников. Обычно руководитель единолично принимает такое решение, и оно оформляется в соответствии с принятой на предприятии номенклатурой дел. Или, но гораздо реже, решение оформляется протоколом коллегиального исполнительного органа (в зависимости от системы управленческих органов и распределения их полномочий в организации).

Если работодателю нужно правильно провести сокращение численности работников, пошаговая инструкция поможет сделать это, не пропустив ничего важного.

Шаг 1. Издать приказ.

Шаг 2. Выявить работников, которых сокращать нельзя.

Шаг 3. Провести аудит персонала, чтобы определить тех, у кого есть преимущества перед другими, занимающими те же должности.

Шаг 4. Направить уведомления о сокращении (работникам, профсоюзу, центру занятости).

Шаг 5. Предложить вакансии тем, кого планируется уволить.

Шаг 6. Уволить несогласившихся на перевод (оформить документы, выплатить причитающееся).

Подробно разберем порядок проведения сокращения численности и штата работников по шагам.

Эти ограничения указаны в разных статьях Трудового кодекса:

• по ч. 6 ст. 81, ст. 179, ч. 1, 4 ст. 261, ст. 264 ТК РФ и п. 15, 28 Постановления Пленума Верховного суда РФ от 28.01.2014 № 1, например, женщину, ожидающую рождения ребенка, можно уволить только в случае ликвидации предприятия (это правило действует с 2012 года);
• в соответствии с ч. 4 ст. 261 ТК РФ, только в исключительных случаях работодатель может уволить женщину, имеющую ребенка до трех лет, одинокую мать ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет и иных граждан, с подобными семейными обстоятельствами. Уменьшение трудового коллектива к этим случаям не относится.

Сокращение штата: подробная инструкция по применению

1. Прежде всего необходимо издать приказ о сокращении. В нем следует указать причину, дату предстоящего сокращения, сокращаемые должности и утвердить новое штатное расписание.

2. Определить лиц, которых запрещено увольнять в связи с сокращением численности или штата работников (ст. 261 ТК РФ). А именно:

• беременная женщина;
• женщина, имеющая ребенка (детей) в возрасте до трех лет;
• одинокая мать, воспитывающая ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет или малолетнего ребенка (до 14 лет);
• работник, воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет или малолетнего ребенка (до 14 лет) без матери;
• работник (родитель или другой законный представитель), являющийся единственным кормильцем ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;
• работник (родитель или другой законный представитель), который является единственным кормильцем ребенка в возрасте до трех лет в семье, воспитывающей трех и более малолетних детей, если другой родитель (законный представитель) не состоит в трудовых отношениях.

3. Провести аудит персонала для определения работников, имеющих преимущества перед другими, занимающими те же должности.

При равной производительности труда и квалификации предпочтение отдается:

• семейным работникам – при наличии у них двух или более иждивенцев;
• лицам, в семье которых нет других работников с самостоятельным заработком;
• работникам, получившим в период работы в данной организации трудовое увечье или профессиональное заболевание;
• инвалидам Великой Отечественной войны и инвалидам боевых действий по защите Отечества;
• работникам, повышающим свою квалификацию по направлению работодателя без отрыва от работы.

Иные категории работников, которые имеют преимущественное право на оставление на работе, могут быть указаны в коллективном договоре (ч. 3 ст. 179 ТК РФ).

4. Сообщить в службу занятости о предстоящем сокращении:

• за два месяца, если работодатель – организация;
• за две недели, если работодатель – ИП;
• при массовом увольнении – не позднее чем за три месяца до начала проведения соответствующих мероприятий (п. 2 ст. 25 Закона о занятости населения).

5. Запросить мотивированное мнение профсоюза не позднее чем за два месяца до начала сокращения, а при массовом увольнении – не позднее чем за три месяца (ст. 82 ТК РФ). Если профсоюз выразил несогласие с решением работодателя, он в течение трех рабочих дней проводит с работодателем или его представителем консультации, результаты которых оформляются протоколом. В случае недостижения согласия работодатель имеет право принять окончательное решение по истечении 10 рабочих дней со дня направления в выборный орган первичной профсоюзной организации проекта приказа и копий документов (ст. 373 ТК РФ).

6. Письменно и персонально, под роспись уведомить каждого работника, подлежащего увольнению в связи с сокращением, не позднее чем за два месяца до увольнения (ч. 2 ст. 180 ТК РФ). Из этого правила есть несколько исключений. Так, сотрудника, заключившего трудовой договор на срок до двух месяцев, об увольнении нужно предупредить не позднее чем за три календарных дня, а занятого на сезонных работах – не позднее чем за семь календарных дней (ч. 2 ст. 292, ч. 2 ст. 296 ТК РФ). Трудовой договор может быть расторгнут и до истечения срока предупреждения об увольнении – с письменного согласия сотрудника (ч. 3 ст. 180 ТК РФ).

7. Попадающему под сокращение работнику необходимо предложить все имеющиеся у работодателя вакантные должности, на которые он может быть переведен (ч. 1 ст. 180 ТК РФ). Предлагать следует каждую подходящую вакантную должность, которая появляется в компании вплоть до последнего дня работы, а также вакантные нижестоящие должности и нижеоплачиваемую работу (ч. 3 ст. 81 ТК РФ). Предлагать надо как постоянные, так и временные вакантные должности, например должность работника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком. Уведомлять о вакансиях нужно неоднократно. Если работник соглашается на одну из предложенных вакансий, его переводят на другую должность (ст. 72.1, ч. 3 ст. 81 ТК РФ). Увольнение в этом случае не производится.

8. По истечении двух месяцев с момента уведомления уволить работников:

• издать приказ об увольнении и ознакомить с ним работника под роспись;
• произвести расчет, не забыв выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск;
• выдать трудовую книжку; справку о сумме заработка работника за два календарных года, предшествовавших увольнению; документ, который содержит сведения, направленные в ПФР за период работы сотрудника (форма СЗВ-М).

Чаще работодатели допускают ошибки при определении работников, имеющих преимущественное право на оставление на работе, а также предлагают не все вакантные должности.

Как определить лиц, важных для работы компании?

Не существует какого-то определённого перечня, на который следует ориентироваться при определении сотрудников, необходимых для функционирования организации. Для того чтобы обозначить такой круг людей, руководство компании должно собрать комиссию, которая определит преимущества ряда работников.

При определении лиц, квалификация и навыки которых нужны предприятию, комиссии следует опираться:

• на уровень производительности и квалификации труда;
• показатель выполнения задач работодателя;
• профессионализм и опыт.

Основаниями для проведения данной оценки могут служить:

• диплом или другие документы об образовании;
• отсутствие дисциплинарных взыскание;
• документы о выплате премиальных;
• сведения о трудовой деятельности.

Пример составления уведомления о сокращении должности

1. Вверху документа слева или справа (это не играет роли) нужно написать название организации, а также должность, фамилию, имя, отчество сотрудника, которому направляется уведомление.
2. Затем посередине строки пишется наименование документа.
3. В основной части сначала указывается причина, по которой принято решение о сокращении должности (штата работников), затем вписывается дата принятия решения и ссылка на приказ (число, месяц, год выпуска и его номер).
4. После этого в документ вносится дата, в которую предполагается провести увольнение, а также фиксируются свободные вакансии, которые были предложены работнику для перевода (с указанием размеров оклада).
5. Затем в уведомлении необходимо напомнить о том, что в случае отказа от имеющихся в наличии свободных рабочих мест, работник будет уволен в соответствии с действующим законодательством и выплатой полагающейся ему компенсации.
6. В завершение бланк должен подписать руководитель компании.
7. Под автографом директора нужно оставить строку для подписи сотрудника об ознакомлении с документом.

Сокращаем штат: типичные ошибки работодателей

ВИД ДОКУМЕНТА	СРОК ХРАНЕНИЯ	ПРИМЕЧАНИЕ
Документы (представления, наградные листы, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений, протоколов) о представлении к награждению государственными, муниципальными и ведомственными наградами, присвоении почетных званий, присуждении премий:		(1) В случае принятия решения об отказе – 5 лет (2) О представлении к награждению ведомственными наградами, присвоении ведомственных почетных званий, присуждении ведомственных премий – 10 лет
а) в награждающих организациях;	Постоянно (1) (2)
б) в представляющих организациях	5 лет
Протоколы вручения (передачи) государственных, муниципальных и ведомственных наград	Постоянно	–
Журналы учета вручения (передачи) государственных, муниципальных и ведомственных наград	50/75 лет	–
Документы (ходатайства, уведомления, решения) о принятии (отказе от принятия) почетных и специальных званий, наград иностранных государств и организаций	Постоянно	–
Документы (ходатайства, заявления, справки) о выдаче дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам взамен утраченных	10 лет	–
Журналы учета выдачи дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам, взамен утраченных	10 лет	–
Документы (представления, ходатайства, характеристики, биографии, выписки из решений, постановлений, приказов) о занесении на Доску почета	10 лет	–
Книга почета организации	Постоянно	–
Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий	5 лет	–

Уведомление о сокращении штата работников

Ко дню увольнения по сокращению по Трудовому кодексу работодатель должен подготовить справку о заработке работника. В ней указывают сведения о доходе за 2 предшествующих календарных года. Форма справки утверждена приказом Минтруда «Об утверждении формы…» от 30.04.2013 № 182н.

Этот документ потребуется работнику на новом месте работы в том случае, если он возьмет больничный или уйдет в декрет. На основании сведений о зарплате новый работодатель рассчитает размер пособия, право на получение которого возникает у работника, несмотря на увольнение.

Писать заявление на выдачу справки работнику не нужно. Подготовка документа — обязанность работодателя (п. 2 приложения № 2 к приказу № 182н).

В соответствии с п. 4 ст. 11 закона «Об индивидуальном…» от 01.04.1996 № 27-ФЗ работодатель обязан передать работнику все сведения, ранее направленные им в ПФР.

Форма документа, который должен подготовить работодатель, законодательством не определена, поэтому данные можно представить в любом виде. Можно использовать и существующие формы для подачи данных в ПФР, например СЗВ-М или РСВ-1.

Документ заверяется подписью руководителя и печатью предприятия. Работник должен расписаться в получении документов либо в специальном журнале, если он ведется у работодателя, либо на втором экземпляре получаемых документов. Это обязательно, поскольку при необходимости работодатель должен подтвердить факт передачи документов работнику.

Личная карточка сотрудника — это внутренний документ предприятия, заполняемый по форме Т-2 (установлена постановлением № 1). П. XI формы предназначен для внесения сведений об увольнении сотрудника. В нем указывают:

• причину, по которой работник больше не будет работать в организации;
• дату увольнения в связи с сокращением штата;
• реквизиты приказа об увольнении;
• сведения о кадровике, внесшем запись в личную карточку.

Сведения в личной карточке заверяются подписью самого работника и кадровика, ответственного за ее ведение. Отсутствие личной карточки сотрудника влечет возможность привлечения работодателя к административной ответственности, предусмотренной ст. 5.27 КоАП РФ.

В день увольнения работодатель составляет записку-расчет по форме Т-61, утв. приказом РФ № 1. Документ состоит из 19 граф и двух листов.

В записку-расчет вносят сведения о неиспользованных днях отпуска (или, напротив, днях отпуска, использованных авансом). На основании этих данных на оборотной стороне записки бухгалтер рассчитывает сумму заработной платы работника, положенную к выдаче (с учетом компенсации за неиспользованный отпуск, различных вычетов, например за выданную работнику спецодежду, и пр.).

Похожие записи:

• Социальные выплаты многодетным семьям в Москве в 2024 году
• Положение о стимулирующих выплатах медработникам в 2024 году
• Госпошлина на замену паспорта в 45 лет в 2024 году