Ходатайство на приобретение мебели
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ходатайство на приобретение мебели». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Служебная записка в мире делового документооборота представляет собой просьбу, адресуемую от одного сотрудника организации другому. В небольших компаниях в большинстве своём не пользуются служебными записками, реализуя просьбы без оформления «лишней» документации, однако в фирмах покрупнее без этого не обойтись. Следует понимать, что замена мебели будет подразумевать списание старых предметов интерьера и приобретение новых, а это уже работа с бухгалтерскими учётными бумагами.
Любое бухгалтерское мероприятие должно сопровождаться оформлением соответствующего документа: ведомость, акт, «служебка» и так далее. В служебной записке работник не только выразит свою просьбу о замене мебели в его рабочем кабинете, но также мотивирует свою позицию, объяснит, чем его не устраивает нынешняя. От того, насколько веской окажется причина, зависит вероятность удовлетворения запроса.
Инструкция по составлению «служебки»
Служебная записка как деловой документ разделяется на три составных элемента: шапку, основную содержательную часть, дату и подпись заявителя. Разберемся, как правильно наполнить информацией каждый из них.
Первым делом уделим внимание шапке. В правом верхнем углу листа бумаги мы должны прописать ФИО работника, который отвечает за мебель в организации, а также его должность из штатного расписания. Сведения указываем в дательном падеже. Далее по тексту, но уже в родительном падеже, отметим ФИО автора «служебки», его должность в фирме.
Ниже по документу обращаемся к коллеге с уважением, разъясняем суть вопроса. Утверждаем, что нам необходимо заменить мебель в рабочем кабинете. Так, например, из строя может выйти фурнитура шкафчиков, крепление офисного кресла или иной элемент интерьера. За каждым предметом закреплен свой собственный инвентарный номер, который мы должны найти и уточнить в «служебке».
В завершение работы с документом ставим свою подпись с расшифровкой (фамилия и инициалы), а также дату формирования официальной бумаги. В таком виде записку можно передавать на рассмотрение. Сделать это можно нарочным способом либо через внутреннюю корпоративную почту организации. Как бы то ни было, «служебка» в любом случае должна дойти до конечного адресата.
Рекомендации по составлению и подаче ходатайства на приобретение мебели
- Определите причину приобретения мебели. В ходатайстве необходимо ясно и четко обозначить, какая проблема нуждается в решении с помощью приобретения новой мебели. Это может быть нехватка рабочих мест, старение и износ текущей мебели, повышение численности персонала и другие факторы.
- Опишите необходимую мебель и ее количество. Укажите какие конкретно виды мебели необходимо приобрести, например, столы, стулья, шкафы и др. Также укажите точное количество единиц каждого вида мебели, чтобы было понятно, сколько именно необходимо закупить.
- Проанализируйте бюджет и предложите варианты. Укажите примерную сумму, которая будет требоваться для приобретения необходимой мебели. Предложите несколько вариантов в разных ценовых категориях, чтобы иметь возможность выбрать наиболее подходящий под бюджет вариант.
- Предоставьте информацию о поставщиках. Укажите названия и контактные данные компаний, которые предлагают необходимую мебель. Если имеются предыдущие положительные опыты работы с этими поставщиками, укажите это, это может повысить шансы одобрения ходатайства.
- Обоснуйте экономическую целесообразность. Постарайтесь показать, что приобретение новой мебели будет способствовать повышению производительности, улучшению условий работы сотрудников, снижению рисков связанных со старыми и неудобными предметами мебели.
Для чего составляется служебная записка
Служебная записка являет собой официальный документ, который составляется с целью осуществления формального запроса на приобретение различных материальных ценностей или услуг для нужд организации или отдела.
Составление служебной записки необходимо в следующих случаях:
- При необходимости приобретения нового оборудования, материалов или инструментов для работы;
- Для закупки офисной техники и расходных материалов;
- При заказе и оплате услуг, таких как ремонт, обслуживание или организация мероприятий;
- Для запроса финансовых средств для различных проектов и задач;
- При необходимости обновления программного обеспечения и лицензий;
- Для заказа транспорта или билетов на командировку.
Служебная записка является официальным документом и должна быть составлена с соблюдением следующих правил:
- Описывайте в документе цель и необходимые материалы или услуги;
- Укажите сроки, в которые требуется выполнить запрос;
- Предоставьте подробную информацию о стоимости и количестве необходимых предметов;
- Укажите причину, по которой необходимо осуществить приобретение;
- Укажите требуемую форму оплаты и способ доставки товаров или услуг;
- Подпишите документ и укажите дату составления.
Общие правила составления
Написать служебную записку может абсолютно любой работник организации. Ее составляют на имя непосредственного начальника, а если компания или предприятие небольшое, то на имя руководителя.
При написании документа необходимо использовать официально деловой стиль, все формулировки должны быть четкими и понятными читающему. В тексте нужно указать марку, модель или иные характеристики запрашиваемого объекта, количество. Если запрашивают много предметов, то лучше оформить этот пункт в виде таблицы.
Текст не должен содержать разного рода ошибок. Не нужно использовать длинные, запутанные предложения, изъясняться нужно лаконично.
Как правило, в отделе кадров или у непосредственного руководителя уже есть образец служебной записки, по которому можно составить собственный документ.
Работодатель, изучив записку, должен принять решение о целесообразности покупки оборудования и издать приказ для выдачи денег на покупку подотчетному лицу или дать поручение бухгалтеру оплатить покупку.
Наниматель должен помнить, что обеспечение сотрудников оборудованием, документацией, техникой для решения их трудовых задач — это его прямая обязанность. Она прописана в ст. 22 ТК РФ. Заменить оборудование нужно, если оно морально устарело или произошла его поломка.
Характеристики служебных записок
Служебные записки – это документы внутреннего вида. То есть они направляются только в рамках компании. Для коммуникации со внешними пользователями обычно используют фирменные бланки. Служебная записка, в свою очередь, отличается упрощенной формой. В документе должна содержаться просьба, а также основания для этой просьбы. Подпись на нем ставит только составитель.
Записка на закупку канцтоваров обычно составляется материально ответственным лицом. Это может быть секретарь, представитель канцелярии. Канцтовары требуются фирме постоянно. А поэтому записка на закупку является частью постоянного документооборота.
В документе обычно фигурирует просьба о закупке таких изделий, как ручки, блокноты, скотч, скрепки, дыроколы. Перед составлением записки сотрудник должен точно выявить, столько единиц канцтоваров недостает. Для этого имеет смысл провести небольшую ревизию.
Просить нужно только о закупке тех изделий, которые действительно необходимы на данный момент. Канцтовары нельзя приобретать «на будущее». Кроме того, в записке не может фигурировать просто название изделия. Необходимо указать точное количество товара.
Что внутри документа?
Универсального стандарта для такого документа не установлено. Тем не менее,в крупных фирмах есть специальные шаблоны для таких записок – их можно найти в локальных документах компании, это касается и “бумажной” документации, и электронной почты (папка “Шаблоны”). Подробнее о правильном написании служебной записки читайте тут.
В последнем случае перед отправлением нужно активировать функцию оповещения о прочтении – так вы будете точно знать, прочитана служебная записка или нет.
Записка всегда будет содержать в себе следующие данные:
Оформляют служебную записку на стандартном листе бумаги А-4.
Начинать следует с “шапки” – она пишется, как правило, в правом верхнем углу документа.
В ней указывается, кому и от кого адресован документ. Далее, по центру, заглавными буквами – СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА. Ниже суть вопроса и просьба. Обычно пишут с использованием фраз “Прошу Вас…” “Довожу до Вашего сведения, что…”. Это считается правильным.
Писать служебку следует грамотным, четким и понятным языком. Стиль написания – деловой. Нужно избегать слишком сложных, громоздких и длинных фраз, также эмоциональной окрашенности. Абсолютно недопустимы лексические злоупотребления, слэнговая или просторечная лексика, тем более ругательная.
Это же относится и к ошибкам – грамматическим, орфографическим, лексическим и др. Если автор не знает, как нужно писать то или иное слово или фразу, нужно заменить их на более простые и понятные. О требованиях к написанию и правилах оформления служебных записок узнаете в отдельном материале.
Зачем нужны служебные записки?
Служебная записка относится к группе информационно-справочной документации. Главное назначение данной группы — обмен информацией между подразделениями компании и ее сотрудниками. Необходимость в составлении подобного официального письма возникает в нескольких случаях:
когда необходимо оперативно уведомить определенное должностное лицо о возникшей проблеме;
чтобы внести предложения об устранении этой проблемы;
чтобы согласовать планируемые действия;
Кроме того, среди целей такого письма может быть запрос информации, выдача инструкций или извещение. Она необходима, когда у сотрудника возникает потребность объяснить или согласовать с коллегами или руководством аспекты деловых вопросов. В ситуации, когда устного общения недостаточно, а сообщение необходимо задокументировать, составляют официальный письменный документ.
Отметим, что данный вид документации не включен в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Информация, включенная в него, не может содержать распоряжений или приказов. Действующее законодательство не предусматривает определенных требований к подобным официальным бумагам. Порядок их оформления должен учитывать специфику организации. Как правило, его закрепляют в локальном нормативном акте компании, регламентирующем делопроизводственные процессы. Таким актом, например, может быть .
Основания для составления и цели докладных
Написать служебку может любой сотрудник. Как правило, в ней всегда две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.
Взяться за ручку стоит, если:
- были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
- необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
- кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
- появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
- необходимо отправить кого-то в командировку;
- требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
- любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.
Польза от составления такого рода документа заключается в том, что он выступает в качестве доказательства работы конкретного специалиста, решающего находящиеся в его ведении проблемы. Например, если такой сотрудник не может самостоятельно справиться с конкретной ситуацией, то он может посредством служебной записки привлечь к ее разрешению других специалистов.
Таким образом, он автоматически снимает с себя ответственность за некачественное или несвоевременное решение вопроса.
Дополнительная польза от такого рода документа состоит в том, что он является прямым доказательством того, что специалист осветил проблему, находящуюся в поле его ведения. В случае если специалист не может разрешить возникшую проблему самостоятельно и в форме служебной записки выносит ее на разрешение другими специалистами, он тем самым снимает с себя ответственность за несвоевременное или некачественное рассмотрение вопроса.
При возникновении спорной ситуации, в которой руководство или контролирующие органы будут пытаться найти виновных, записка поможет понять, кто виноват.
Функции служебной записки
Служебная записка — это документ внутренней деловой переписки. Главная задача — информировать других сотрудников или руководство о чем-либо в организации. Один из видов таких документов — служебная записка о приобретении.
Ее уместно составлять, если основное средство организации больше не актуально, например, оборудование, компьютерные программы, или вышло из строя. Также ее пишут, если закончились какие-либо материальные ресурсы.
- Информировать начальство о возникшей необходимости в приобретении объекта основных средств.
- Выражение просьбы заменить оборудование.
- Подтверждение обоснованности расходов. Является документом первичного бухгалтерского учета.
К сведению! Поскольку документ подтверждает обоснованность затрат в организации, то его необходимо хранить с другими документами, подтверждающими расходы, в течение 5 лет.
С помощью служебной записки можно выразить просьбу приобрести, кроме оборудования, принтеры, компьютеры, спецодежду, канцелярские товары и другие объекты основных средств и расходные материалы.